ゆーくん
経営の質向上は
身近な部分から改善する事が大切です
なんだか会社の生産性が悪い。仕事が捗らない。けどこれといって原因も分からない。
こんなことってありますよね。
もしかすると普段のメールや会話にその原因が潜んでいるかもしれません。本記事では人気ビジネス系Youtuberマコなり社長のエピソードを元に、シンプルで伝わりやすいメール術や会話術について御紹介します。
ぜひ時間の無駄を削りましょう。
本記事の内容
- 伝わりやすいビジネスメール・ビジネストークをYouTubeで学ぶ
- ビジネスにおける分かりやすい伝え方詳細
- 関連書籍
では早速確認していきましょう!!
マコなり社長から学ぶ分かりやすい伝え方
【即改善】仕事で「何言ってるかわからない人」の話し方 TOP3
この動画では何を言っているか分からない人の話し方を
ベスト3形式で学ぶことが出来ます。
様々なシーンで活用できる内容でしたので
次項でより具体的に解説していきます！
ビジネスシーンにおける「共有」の重要性
共有とは複数の人または団体が一つの物を共同で所有することです。
ポイント
- 上司は共有なので、聞いていればOK。フィードバックは不要である
- 共有をすることで同僚や社内の人が助かる「お助け的」な役割
- ビジネスメールにおいてはccに入れて置き、共有するイメージ
会社のルールも有るでしょうが、締め切り関係の報告の際に、同僚をccに入れて報告を送ってあげる。
仮に似たような案件を同僚も抱えていると、漏れ防止になり、喜ばれる。
ただやみくもに共有されてもうっとおしいのでバランスが大切。
僕の職場ではこの共有の頻度が絶妙な方はすごく評判がイイですね。
忘れてはいけないのは「報告」は義務です。絶対です。報告の無い仕事なんて、遊びです。
「共有」は任意です。だからこそここにその人のセンス、魅力、人間性が詰まってくるわけですよね。
ビジネスシーンにおける「相談」の重要性
相談とは物事を決めるために他の人の意見を聞いたり、話し合ったりすることです。
ここがすごく大事！先ほどの共有のようにただ伝えたいだけではなく、相談は悩んでおり、意見を聴きたいという扱いに変わります。
今からはなす内容は相談です、共有です、これを切り分けて使うだけでもだいぶ生産性が上がりそうですネ
ポイント
- 相談はまだ本人も方向性に迷っている段階なので上司は論点の見極めからスタート
- 相談なので何かしらの回答は必要
- ただしこちら側も相談に対して１次回答レベルでOk、決断を下すのはこの段階でなくでも良い
今すぐ決断し、支持をするというより「了解、一回預かって返答するわ。ちなみにそれは○○を○○にするという方向性よね」
このレベルの回答を行うのが相談のイメージですね！
何となく見えてきましたね！
ビジネスシーンにおける「提案」の重要性
提案とは議案、考えなどを出すことです。
相談よりは、もうある程度答えが自分の中では出ていて、YES/NOを確認するレベルですね。
また提案=現状に課題があるときに発生するものですので、ここのジャッジは重要になってきます。
ポイント
- やるやらないの回答をすべき内容
- やらない場合はどうしてNoなのかもしっかりと伝える
- 特に部下からすると改善の余地の有無は聞きたいところです
改善の余地があれば再度練り直し提案を行いますが、ここをあやふやにされると双方ともに
時間がもったいない。提案する側もされる側もここで常日頃からデータを把握し、自信を持って返答できる組織に仕上がっているといいですよね！
ビジネスシーンにおける「決裁」の重要性
決裁とは権限をもった者が部下などの提案の事柄の可否を決めることです。
提案のもう少し緻密になったものですね。
ポイント
- お金が絡むなど部下単独ではこれ以上動けない案件
- 承認が必要=承認する為には責任も理由も重要
緊急案件を除き、いきなり決裁を取りに行くことはそうそうないので、この前に相談か提案は入っているはずです。
相談（弱）→提案（強）→決裁（強強）というイメージですかね。
ビジネスシーンにおける「お願い」の重要性
お願いとは依頼や、希望や、要望のことを幅広く表す言葉です。
社内では時間管理でよくお願いが登場するイメージです。
最終締め切りは○日ですが、可能な限り早く提出お願いします、みたいな。
ポイント
- 部下から上司へ命令は出来ないので基本お願いになる
- 出来ればやってほしいのニュアンスなので、当然その理由は付けるべき
ここで伝えたいことは「お願い」には理由をつけろ！です。
意味もなくお願いされても煩わしいです。
それならば正直に「月末に出張が重なっており、対応できるのが明後日しかありません。」などと
理由を添えてお願いされれば協力体制が敷きやすいですね。見える化は大切！
まとめ
会話の始めに、メールの先頭に上記のような区分けを用いて相手に意見を伝えることで
分かりやすさは向上します。
例えば
件名：【事務所給湯器の故障について】
本文：○○事務所で利用している給湯器ですが、昨日から熱湯が出ないというトラブルが発生しております。
本社総務部には報告済みです。今後どのように対応すべきでしょうか。
これをもっと分かりやすく直すとしたら
件名：【提案】【○○事務所給湯器の買い替えについて】
○○事務所の給湯器ですが熱湯が出ないという故障が発生しました。2012年製造モデルの為保守対応不可。
つきましては買い替えを検討しております。
別添2社見積もりを送付いたします。
月末に○○商事○○様と事務所にて商談予定の為
最終25日までに購入決裁を承認頂きたくご提案致します。
こんなイメージですかね、もう買い替えるしか選択肢無いやん！みたいな案件は相談よりこちらで煮詰めて決裁、提案まで一気にやってしまう。
また現状のステータスが提案できるくらい進んでますよという事も分かりやすいですよね。
ビジネスメール関連書籍
まだまだ改善の余地があるビジネスメール。
更に突き詰めて知識を得ましょう！
「メールなんて誰が書いても同じでしょ?」 いいえ、そんなことはありません。 仕事が速い人は「目的」「ビジュアル」「返信しやすさ」「言葉」「処理速度(の削減)」…… という5つのポイントを意識しながらメールを書いているのです。 これまでに1万通を超えるビジネスメールを添削し、 自身も1日に100通以上のメールをスピード処理するという著者が、 仕事が速い人が書くメールの《共通点》を徹底分析。 なぜ、“仕事が速い人"は「させていただきます」を使わないのか? なぜ“仕事が速い人"は金曜の夕方に重要なメールを送らないのか? “仕事が速い人"が、届いた順に返信するのはどうしてなのか? 本書のテクニックを使えば、定時退社も夢じゃない!?
◆メールを書くのが苦手だ ◆誤解を招くメールを書いてしまったことがある ◆メールで大きな失敗をしたことがある ◆メールを書くのに時間がかかる ◆メールのマナーをよく知らない ◆そもそも文章を書くのが苦手だ ◆つい感情的なメールを書いてしまう このような悩みを解決するために、文章のプロが正しいメールの書き方を教えます。 正しいメールの書き方とダメなメールの書き方を比較しながら解説しているので、 何が間違いで何が正しいのかが簡単に理解できます。 伝わる文章の基本から、円滑なメールコミュニケーションを図る方法、 相手の行動を促す心理的なテクニック、シーン別の使えるフレーズ集まで、 社会人必須となるメール作成ノウハウを完全網羅しています。 ふんだんに盛り込んだ具体例も、実際にメールを書くときの参考になるでしょう。 また、本書では、正しい日本語や、メールのマナー&ルールにも言及しています。
90％の人は、1分で話せないばかりに損をしている！ 1分で伝える 1分でその気になってもらう 1分で動いてもらう 「論理的な話し方」や「プレゼン」の本だけではつかめない、「何倍も伝わり方が変わる」方法を紹介します。
マコなり社長から学ぶ「ビジネスメール、ビジネストーク」まとめ
というわけで今回はマコなり社長の
【即改善】仕事で「何言ってるかわからない人」の話し方 TOP3という動画の内容を元に
ビジネスメール、ビジネストークのスキルについてご紹介しました。
丁寧なメール、親しみのある会話から一気に信用を得る事が出来ます。社内での評判を上げ、市場価値を高めていきましょう。
それではまた。
